こんにちは、うしまる(@usitubo)です。今回のテーマは「業務改善」についてです。
今回はそんな人のための記事です。業務改善ってワードよく聞くし、そういったキーワードでなにか調べ物をしているあなたは、きっと今何かしらの問題を抱えてはいるものの、うまく手が打てなかったり、手は打ってみたものの結果が伴わなかったりしてモヤモヤしているかもしれませんね。
この記事ではそんなモヤモヤを細分化していきます。では、みていきましょう！
業務改善がうまくいかない4つのパターン
- 権限もないし、上司が乗り気じゃない
- 言ったもの負け
- そもそもどうして良いのかわからない
- どこからか勇者が現れてくれるはず
今回の参考文献はこちらを参考に実際のうしまるの現場でもこうだよな～ってところを出しながら解説していきます。下の本には今回紹介する内容の他にもどういったところが問題なのか、改善するためにどういったことをしていけばよいのか書かれているのでぜひ手にとってみてください。
1.権限もないし、上司が乗り気じゃない
現場目線での問題って結構現場の人はわかっていたりします。クソ遅いPCをどうにかしたいとか、毎日メールで残業申請出すの面倒とか、この申請どうやってするんだっけ？とかとか。
けれども、大抵の場合こういったものを改善しようと思っても、現場の担当者とかリーダーレベルの人たちだけではどうにもなりません。例えばクソ遅いPCどうにかしたいってなったとき、そのお金を出してもらうにはその上の上司やさらにその上まで稟議を出したりしないといけなかったりします。
ただでさえ面倒なのに、上司が乗り気じゃないとさらに最悪です。PC起動に15分かかるなら15分前に来たら？とか、作業効率をアップして時間を短縮すればいいじゃないかとか、根性論に行き着いてしまうともうどうしようもなくなります。
決済権のある人があまり乗り気じゃないと
問題はあっても改善できることは限られてしまいますよね…
2.言ったもの負け
毎日仕事をしていく中で、ここが面倒とか、ここはやりたくないとか、もっとこうしたらいいのでは？ってことが必ずあると思います。
でも、言いたくない。
なぜなら、言うとそれをやれって言われてしまうから。もちろん誰かがやらないと改善しないことはわかっているのですが、業務改善活動って業務にならない場合が多かったりするので、ただプライベートの時間を使って進めていくのも骨が折れます。
また、一定数変わりたくない人たちというのも存在しています。その背景は新しいことを覚えるのが面倒だったり、生活水準が残業ありきの人たちは必至の抵抗を試みます。
みんな頑張っているんだし、自分も頑張ればいいだけ…
どちらも大変だし、このままでいいやって思っちゃいますよね
3.どうして良いのかわからない
改善しないといけないことはわかっているけれど、どうして良いかわからない課題ってのも中には出てきます。
例えば、うしまるの現場でよく頭を悩ますのがヒューマンエラーに関するミスをどう減らしていくのかということです。ドキュメントの誤字脱字が特に悩ましいところで、ある人はまったくといっていいほどミスが無いですが、人によってはいくら注意しても治らない人もいます。
世の中には文書校正ソフトっていうものもあるにはあるのですが、経費がかかるので結局チェックする人が代わりに見てあげないといけない状態が続いていて悩ましい限りです。そして例にもれずにチェックする人も人間なので時々漏れてしまって、なぜチェックまでしているのに漏れるんだとお客様から怒られるという…
人間がやる以上多かれ少なかれミスは出るよね…
4.どこからか勇者が現れてくれるはず
改善活動って上層部から見れば、重要だとは思いつつもお金に直結するわけでは無いので、ないがしろにされていることが多いような印象です。もちろんそれがきちんとできているところもあるわけですが…
ただ、それがうまく出来ていない職場でも一定数、なんとか改善していかなくてはと一念発起してくれる素敵な人が現れます。でも、改善活動をしたからといって、評価もされないし、そもそもみんなが同じ温度感になるにはどうしても時間がかかります。
頑張った後に他の職場へ去っていくというセットとなってその改善活動は終了します。
勇者ってひたすら孤独です
心が折れる前に2番め、3番めが続かないと
さじを投げるか、新天地を目指すしかなくなってしまいます
業務改善をうまく進めていく3つの方法
- 業務改善を業務に取り組む
- みんなの温度感を合わせる
- すぐにできるものを積み重ねる
1.業務改善を業務に取り組む
業務改善を本当にきちんとやりたいのであれば、業務に組み込むことが第一です。働き方改革が叫ばれている中、ただでさえ日々のタスクに追われているそれぞれの立場の人達。そこに業務改善をできるタイミングでやってねと割り当てるといつまでたってもそのできるタイミングは来ません。
例えば、プロジェクトの終わったタイミングで振り返りの機会を設けるとか、日々のタスクの中で10分業務改善の時間を確保するなど、業務プロセスに組み込むと良いです。
まとめてやるのは難しいので毎日コツコツ時間をとるのが個人的にはやりやすいですね。
2.みんなの温度感を合わせる
業務改善は大抵の場合、一人では難しいです。というよりも出来ないと言っても過言ではありません。
上司・現場リーダー・担当者、それぞれで抱えている問題点はバラバラです。まずは関係者を決めてみんなで問題の共有をすることで温度感を合わせましょう。
温度感がバラバラだと改善活動において協力が得られにくくなります。
仕事に関する改善活動は、みんなでやってこそ効果を発揮するので、1人で抱え込まずにどう周りを巻き込んでいくのかが大切
3.すぐできるものを積み重ねる
改善の習慣化が出来ていないチームでは、まずは少しずつ変わっているということをチームで共有することが大切です。
問題の中には、たしかに改善したら嬉しいインパクトの強いものもあったりしますが、時間がかかりすぎてしまったり抜本的な改革が必要な改善案は気づくと消滅しがち。すぐにできそうなことを選別してまずは実行、評価をしてみましょう。
評価するときは、数値化するとわかりやすいです。例えばあるタスクの作業時間が1時間削減できたとか、同じ作業ボリュームでミスが10件→1件に減ったとか出せると施策結果が問題なかったかどうかを判断する材料にもなるかと思います。
一度チーム内で実施してみると
型が出来上がるので次の改善はみんなでやってもらいやすくなりますね
それでもうまくいかないなら
それでもうまく行かないなら
頑張ってはみたけれど、孤独になってしまったなら
一度外を見てみるのもありかもしれません。
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毎日の仕事が大変！
どうにかして改善しないといけないけれどなぜかうまくいかない